EDUCATION; L’informatisation des bureau – Elle peut contribuer à la protection des documents

Dans certains bureaux publics, des documents sont entassés et rangés en désordre. Difficile de trouver leurs noms parmi des tas de listes de différentes institutions universitaires. Pour accéder à un nom, il faut prendre du temps. Cela se passe dans des bureaux publics où on doit chercher des documents administratifs ou scolaires. La présence des ordinateurs s’avère très importante pour la protection de ces documents.
Au passage dans un bureau public, la rédaction du Renouveau a constaté qu’accéder à un document est comme chercher une aiguille dans un tas de foin. Des noms sont listés dans des registres. Les bénéficiaires de ces documents doivent fouiller parmi de nombreux documents entassés pour avoir les informations demandées. Cela occasionne une perte de temps. En plus, ces documents finissent par se détériorer et se déchirer. Malheur à celui qui ne trouve pas son document car il doit faire des courses pour pouvoir terminer ses procédures.
Tout cela est facile quand les données sont informatisées. C’est ce qui manque dans des bureaux publics. Au lieu d’errer dans de centaines les bureaux, les bénéficiaires de documents au sein d’un même ministère peuvent trouver n’importe quelle information. Cette dernière pourrait être logée au sein d’un central accessible à tous les bénéficiaires. Cela est un constat qui a été fait même dans certains hôpitaux où le système de registres prime sur le système d’informatique. Pourtant, l’informatisation de ce système peut aider à gagner du temps et de surcroit à servir beaucoup de gens en peu de temps. Cela fairait rentrer beaucoup d’argent en peu de temps et en même temps réduire les lamentations des bénéficiaires.

Un accès difficile aux documents entassés sur les étagères

Sur les étagères où sont entassés les dossiers et les documents administratifs, difficile de savoir pour combien de temps ils seront là car certains papiers commencent à se déchirer. Les employés qui y travaillent se rendent compte de l’importance de l’informatisation de ces documents car cela faciliterait leur travail.
Un clin d’œil aux services chargés de faciliter l’accès aux documents administratifs dans les bureaux publics. Les choses doivent changer. Avancer avec la technologie moderne aide à réduire les pertes de temps et à conserver les documents.

Blandine Niyongere